BVA

De 7 nieuwste inzichten in Best Value Approach

Best Value wordt steeds vaker ingezet als innovatieve manier van inkopen en verkopen, zowel in de publieke als private sector. Het aantal Best Value professionals is de afgelopen jaren dan ook flink gegroeid. Om het kennisniveau op peil te houden, organiseert de grondlegger van de silosofie, Dean Kashiwagi, jaarlijks een conferentie in Phoenix, Arizona. Tijdens deze conferentie worden gevorderden en beginners bijgepraat over het proces en de achterliggende filosofie die meer ingaat op houding in gedrag.

Het congres wordt afgelosten met een aantal examens, waaronder ook een train de trainer-examen. Iedereen krijgt de mogelijkheid om dit examen te maken. Een positief resultaat maakt de weg vrij in België nog meer Best Value professionals te trainen.

Opvallend is de toenemende vertegenwoordiging vanuit de ICT-sector. Nochtans is Best Value al lang geen aankooptruc meer. De methode propageert eenvoud, toch kent de uitvoering in België verschillende verschijningsvormen. Hoewel de Best Value aanpak in het algemeen geen grote veranderingen doormaakt, bespreken we hieronder een aantal relevante nuances ten opzichte van voorgaande jaren.

1. Minder algemeenheden, meer projectspecifieke prestatie-informatie

Deze aanpassing in de methodiek was vooral voor de Amerikaanse deelnemers nieuw: in België is het al jaren de bedoeling dat leveranciers in hun aanbod met specifieke prestatie-informatie duidelijk maken dat zij het project of de opdracht doorgronden. Dit in plaats van algemene of niet-projectspecifieke informatie.

De reden is de wijze waarop de methodiek in België is aangepast voor Europese regelgeving: niet de inschrijver staat in de beoordeling centraal, maar de inschrijving. Dit vereist een zekere mate van projectspecificiteit; in België is dit in de methodiek vertaald naar de ‘prestatieonderbouwing’. Het is goed te zien dat de van oorsprong Amerikaanse methodiek zich aanpast aan de ervaringen elders in de wereld.

2. De taal van metrics,... Nu nog belangrijker

Loslaten door de opdrachtgever gaat alleen als deze beschikt over goede informatie, ook wel metrics genoemd. In elke fase spelen deze eenduidige, essentiële gegevens een belangrijke rol. Bij te veel gedetailleerde specificaties, zijn talloze beslissingen het gevolg. Door onvolledige informatie ontstaan verwachtingen en daardoor toeleverrisico’s.

 

Metrics daarentegen worden gebruikt door de expert, leiden tot meer transparantie en bieden de opdrachtgever de gang van zaken te volgen met louter dominante informatie.

3. Publiceer metrics vanaf het begin

Veel Best Value-projecten focussen zich nog op de aankoopfase. Uiteindelijk gaat het om de uitvoeringsfase. En daar kan het succes worden gemeten met metrics. Niet altijd is duidelijk hoe het project gaat, met andere woorden: zijn de metrics niet voorhanden. Het is verstandig om vanaf het begin duidelijkheid te hebben over hoe en wat er gemeten gaat worden. En om die metingen op een continue basis te doen. Dus bij dienstverlening niet eens per halfjaar, maar veel vaker.

En nog belangrijker: om de uitkomsten van die metingen te publiceren. Dit creëert een omgeving van transparantie en daarmee verantwoordelijkheid. De metrics worden gepubliceerd als het goed gaat én als het fout gaat. Belangrijk is ook dat het de prestatie van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer betreft.

4. Een aanbieder kan Best Value gedrag ook in een prijsopgeving toepassen

Hoewel Best Value als aankoopmethodiek steeds vaker wordt toegepast, worden veel uitvragen nog steeds door opdrachtgevers met een sterke focus op de laagste prijs gedaan. Tijdens het congres is verder duidelijk geworden dat het Best Value-gedachtegoed (dus niet de aankoopmethodiek) ook in die omgeving kan worden toegepast, met name door de aanbieder.

Deze kan zelf de structuur van de methodiek creëren, bijvoorbeeld het inlassen van een concretiseringsfase (alleen dan na gunning in plaats van voor gunning). Hij kan een focus hebben op het indentificeren van risico’s buiten zijn eigen invloedssfeer, waar het niet verantwoordelijk voor is, maar die hij wel gaat minimaliseren. Hij kan werken met wekelijkse rapportages en een omgeving van transparantie en verantwoordelijkheid creëren.

De conclusie is dat alleen het initiële gedrag van de opdrachtgever anders is, maar dat door de toepassing van de Best Value-principes de opdrachtnemer de opdrachtgever bij de hand kan nemen.

5. KPI's zijn een vorm van Management, Direction & Control (MDC)

Het is inmiddels wel duidelijk dat in de Best Value-aanpak Management, Direction & Control (MDC) een vorm van ongewenst gedrag is. Als de opdrachtgever vooraf een aantal kritische prestatie-indicatoren ‘KPI’s) definieert en bijbehorende normen (bijvoorbeeld: de smaak moet een 7,5 zijn), dan is er sprake van MDC door de opdrachtgever.

Dit is niet de bedoeling. In de Best Value-aanpak is het juist het idee dat de aanbieder zijn eigen prestatieniveau definieert met verifieerbare en onderbouwde prestatie-informatie, die ook een link heeft met dit project (zie ook punt 1). In de Best Value-aanpak is het daarmee de aanbieder die eigenlijk zijn eigen KPI definieert. Tijdens de conferentie is besproken dat een opdrachtgever moet oppassen om de (onderbouwde) belofte van de aanbieder niet vervolgens zelf te vertalen naar KPI’s.

Er kunnen immers duidelijke redenen zijn waarom een aanbieder zijn prestatieniveau overall haalt maar in dit project of bij deze opdracht niet haalt. Het is dan gevaarlijk om deze metrics als KPI’s in een contract te hebben staan, waar de inkoper de opdrachtnemer (onterecht) mee om de oren gaat slaan. Het gevaar is nog groter als er diverse aanbieders zijn die ieder hun eigen prestatieniveau hebbe gedefinieerd, waarna de opdrachtgever deze uiteenlopende niveaus gaat vertalen naar KPI’s en de aanbieders onderling gaat benchmarken.

6. Minder groot belang van interview door 'Taal van Metrics'

De aankopende partij houdt interviews met sleutelfunctionarissen van de aanbieders. Deze interviews zijn van groot belang omdat deze mensen de eindkwaliteit bepalen. Overzien zij het project vanaf het einde terug naar het begin? Denken zij in het belang van iedereen? Spreken ze in de taal van metrics?

 

Doel is het vaststellen van expertise bij de mensen die het project daadwerkelijk gaan uitvoeren. Het interview blijft daarom een belangrijk gunningscriterium. Door de subtiele veranderingen in Best Value kan het belang wel iets kleiner worden gemaakt (indien gewenst) en mogelijk risico op vooringenomenheid bij de beoordelaars gereduceerd.

 

7. Introduceren van de 'Competitive Range'

De Best Value-aanpak kenmerkt zich in de selectiefase door een focus op kwaliteit. Prijs is van ondergeschikt belang bij het bepalen welke aanbieder zich kwalificeert voor de concretiseringsfase. Sommigen vinden dit heel spannend. Zij realiseren zich niet dat er al een zekere beheersing van de prijs is door het vooraf bekendmaken van het plafondbedrag. Toch overtuigt dit mechanisme nog niet iedereen. De oplossing kan dan zijn om een Competitive Range te introduceren.

Het betekent dat de opdrachtgever vooraf duidelijk maakt dat het aanbod van de beoogde opdrachtnemer maximaal een bepaald percentage mag afwijken van het gemiddelde van de aanbiedingen, zowel naar boven als naar beneden. En dat de beoogde opdrachtnemer tevens slechts een bepaald percentage mag afwijken ten opzichte van de nummer 2 in de ranking.

Alleen als de beoogde opdrachtnemer kan uitleggen waarom het gerechtvaardigd is dat hij buiten deze Competitive Range is (dus meer dan x% duurder of goedkoper dan de vooraf bekend gemaakte percentages), blijft hij de beoogde opdrachtnemer en gaat hij daadwerkelijk door naar de concretiseringsfase. Via dit middel is de prijs nog meer beheerst.

 Het is goed om op te merken dat een dergelijke Competitive Range prima kan worden toegepast in de private sector. In de publieke sector is dit nog een onderwerp van debat.

8. Management paradigma

Best Value is één van de krachtigste nieuwe managementparadigma’s maar tegelijkertijd een filosofie van alle tijden. Centraal staat het selecteren van en werken met de expertleverancier. Dat is meer dan ooit essentieel omdat organisaties inmiddels door voortgaande uitbesteding voor enorme bedragen inkopen.

De beste leverancier is de partij die de hoogste kwaliteit levert tegen de laagste kosten. In deze periode van structurele laagconjunctuur is het echter extra relevant de best presterende leverancier te vinden. Want juist nu kan geen enkele organisatie zich verspilling van middelen en grote toelevering risico’s permitteren.

Voor meer informatie over de BVA-aanpak en hoe u tot 30% op uw aankopen kunt besparen en uw efficiëntie kunt verhogen, download ons e-book Best Value Procurement of neem contact met ons op voor trainings- en / of implementatiediensten: E. info@thop.be ~ T. + 32 (0) 15634734

 

Source: https://buyersunited.nl/