Leveranciers- vs. contractmanagement

Leveranciers- vs. contractmanagement

Als inkoper heb je te maken met een brede waaier aan leveranciers en contracten. Het is soms moeilijk het bos door de bomen nog te zien. Daarom is het belangrijk dat het management van jouw leveranciers en contracten on point is.

In deze blog duiken we dieper in op wat zowel Leveranciersmanagement en contractmanagement nu juist zijn en wat het doel van deze activiteiten is. Daarnaast geven we ook enkele praktische tips over hoe jij deze twee activiteiten tot een succesvol einde kan brengen!

(Tip 1: er is geen echt “einde”, er is altijd ruimte voor verbetering en bovendien is consistentie cruciaal!)

Wat is Leveranciersmanagement?

Beginnen doen we bij het begin. Wat is Leveranciersmanagement? Theoretisch gezien houdt Leveranciersmanagement in: alle activiteiten gericht op het verkennen, starten en onderhouden en – waar relevant – verder ontwikkelen van een samenwerkingsrelatie met leveranciers. Het doel hierbij is continue een optimale bijdrage te leveren aan het realiseren van de doelstellingen van de organisatie. Concreet is goed Leveranciersmanagement gebaseerd op drie pijlers:

  • ‘finding the value’
  • ‘getting what is agreed’
  • ‘improving what you already have’

Waarom het managen van Leveranciersrelaties zo belangrijk is

Organisaties, zowel publiek als privaat, zijn in de afgelopen jaren sterk veranderd. Tegenwoordig worden zowel ondersteunende alsook primaire activiteiten uitbesteed aan partners. Succes van de eigen organisatie is afhankelijk van de prestatie en zaken zoals het innovatievermogen van haar ketenpartners of leveranciers. Leveranciers bepalen voor een belangrijk deel de kosten, de mate van innovatie en risicobeheersing, maar ook de maatschappelijke waarde (MVO) en klanttevredenheid van jouw organisatie.

Je kan gerust stellen dat leveranciers en duurzame leveranciersrelaties een cruciale rol vormen in de realisatie van de organisatiedoelen en hun concurrentieel vermogen.

Hoe succesvol zijn in het managen van jouw leveranciers?

Het doel van leveranciersmanagement is: komen tot de juiste keuze voor leveranciers, het kiezen van de juiste samenwerkingsvorm én het managen van leveranciers nadat die keuzes gemaakt zijn. Het gaat hierbij om het vaststellen, structureren, inrichten, onderhouden en monitoren van de (juiste) leveranciersrelaties. Daarmee is het dus overkoepelend aan het gehele proces van inkoop tot beëindiging van contracten.

Wat is er dan juist nodig voor succes? Leidende organisaties op het vlak van contract- en leveranciersmanagement, zo blijkt uit onderzoek van NEVI, hebben volgende factoren gemeen:

  • Integraal beleid geformuleerd op het gebied van contract- en leveranciersmanagement alligned met haar strategie en telkens weten hieraan nieuwe waarde toe te voegen
  • Governance rondom contractmanagement integraal geïmplementeerd en ingericht op continue verbetering; competenties hierop afgestemd
  • Taakstelling wordt ondersteund door (informatie)systemen die niet alleen registreren.
  • De organisatie wordt proactief voorzien van management informatie, met volledige integratie van informatiestromen met haar leveranciers
  • Leveranciersrelaties zijn doorlopend gericht op waardecreatie waarbij de evaluatie en beloningscriteria ondersteunend zijn aan de realisatie hiervan
  • Gekwalificeerde en competente medewerkers gericht op in-/externe samenwerking en de realisatie van de organisatiedoelen.

Al deze informatie moet jou helpen om sterke relaties op te bouwen met jouw leveranciers. Dit zorgt niet enkel voor een leuke werkomgeving, het helpt jouw bedrijf vooruit en zorgt ervoor dat jouw concurrentieel vermogen nog wat wordt aangescherpt. Bovendien ben ik ervan overtuigd dat leveranciers net dat tikkeltje extra willen doen voor jou in geval van nood.

Wat is contractmanagement?

Een ander belangrijk onderdeel van procurement zijn contracten. Je mag er zeker van zijn, je komt er enorm veel mee in aanraking. Toch is dat net goed. Een contract zorgt ervoor dat er duidelijke afspraken en richtlijnen zijn in een samenwerking. Het is echter belangrijk dat je ook deze goed beheert en zo effectief mogelijk managed.

Als we kijken naar wat Contractmanagement is, kunnen we concluderen dat contractmanagement het proces is waarbij, op basis van verkregen input, getekende contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt, met als doel het faciliteren van de volledige benutting van contracten en het genereren van managementrapportages.

Contractmanagement staat hiermee dicht bij de gebruikers en is een sleutelfactor om de beoogde resultaten ook daadwerkelijk te kunnen realiseren.

Het gezegde luidt namelijk: “Wanneer je er niet voor zorgt dat iemand de contracten goed managed kunnen we net zo goed stoppen met inkopen” en dat is natuurlijk niet de bedoeling.

Quote Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma; management boek van het jaar 2011)

Wat is het doel van contractmanagement en waarom is het zo belangrijk?

Ten eerste is het doel van contractmanagement is het realiseren van de contractdoelstellingen, het proactief sturen op doelen opdat je het resultaat dat werd beoogd bij het afsluiten van het contract ook daadwerkelijk bereikt. Uiteraard doe je dat in samenwerking met de leverancier.

Het is belangrijk omdat een zorgvuldig doorlopend sourcing- of aanbestedingsproces geen automatische garantie is op het hierbij geformuleerde succes. Doelen worden pas gerealiseerd als de overeenkomst geïmplementeerd wordt en in de dagelijkse praktijk de prestaties opgevolgd en geborgd worden en doorlopend getoetst kunnen worden aan de actualiteit en gebruikerswensen.

Zelf leveranciers en contracten managen?

Zie jij het bos weer na het lezen van deze blog? Top! Heb je ondertussen zelf interesse gekregen in het managen van leveranciers en contracten?

Bekijk onze vacatures en wie weet vind jij jouw (nieuwe) droomjob in procurement of supply chain!

Artikel door: van den Hoven, R. (2013). Visie op contract- en leveranciersmanagement.

Bron: https://nevi.nl/inkoopkennis/leveranciersmanagement